Informace o zpracování osobních údajů
Zpracovávání osobních údajů účastníků zájmového vzdělávání (případně jejich zákonných zástupců) je důležitou a nezbytnou součástí administrační stránky práce naší organizace. V souvislosti s platností nového nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, která vešla do povědomí pod zkratkou GDPR jsme nově nastavili některá pravidla, týkající se práce s Vašimi osobními údaji.
Jedním z těchto kroků je i naše nová povinnost důsledně Vás informovat o způsobu, kterým Vámi poskytnuté osobní údaje zpracováváme. Protože je tato problematika poměrně obsáhlá, připravili jsme tuto stručnou informaci, která Vám odpoví na základní otázky.
Informace o zpracování osobních údajů
Aktualizace 2024.1
Informace o činnostech zpracování osobních údajů
Aktualizace 2021.2
Vnitřní směrnice organizace k zajištění souladu s GDPR
Aktualizace
Základní informace o zpracování osobních údajů
Kdo je správce Vašich osobních údajů?
- Správcem osobních údajů je Helceletka – středisko volného času Brno, příspěvková organizace, se sídlem Helceletova 234/4, 602 00 Brno.
- Pro zajištění další kontroly a souladu našich vnitřních postupů s platnou legislativou je jmenován Pověřenec pro ochranu osobních údajů. Tím je pro naši organizaci
Vzdělávací institut pro Moravu, zařízení pro další vzdělávání pedagogických pracovníků a středisko služeb školám, příspěvková organizace;
se sídlem Hybešova 15, 602 00 Brno; IČ: 60555980.
Mgr. Anežka Rejzková, tel.: +420 732 337 492, gdpr@vim-jmk.cz
Jaké Vaše údaje zpracováváme a proč?
Vaše osobní údaje budeme zpracovávat v rozsahu, v jakém je poskytnete na přihlášce k zájmové činnosti (do kroužku, kurzu, na akci nebo tábor, případně na jinou formu naší činnosti). Podle typu aktivity i účastníka zpracováváme jiný rozsah osobních údajů.
Vaše údaje zpracováváme pro tyto účely:
- vedení školní matriky podle školského zákona a návazných právních norem,
- vedení účetnictví a návazných účetních agend,
- bezpečné a bezproblémové realizace zájmové činnosti (v různých formách)
- realizace případného distančního vzdělávání
- zajištění účasti na soutěžích a
- bezpečné předání dětí oprávněným osobám
- komunikace za účelem přímého marketingu (na souhlas)
- zveřejnění uměleckého díla nebo výstupu z činnosti zájmového útvaru (na souhlas).
Podrobné informace o rozsahu dat, která pro jednotlivé účely zpracováváme, najdete v podrobných informacích (Informace o činnostech zpracování), dostupných na našich webových stránkách.
Na základě čeho údaje zpracováváme a jak dlouho?
- Stěžejním základem pro zpracování osobních důvodů jsou povinnosti, které pro nás vyplývají z poskytování zájmového vzdělávání – tedy smluvní závazky, uvedené v přihlášce, provozním řádu a dalších dokumentech, týkajících se vzdělávání (v kroužcích, na kurzech, akcích i táborech).
- Některé údaje zpracováváme na základě zákonné povinnosti – jsou to údaje, které uvádíme do školské matriky, na základě §28 zákona č. 561/2004 (školský zákon), vedeme je v účetnictví atd.
- Některé údaje pak zpracováváme na základě tzv. oprávněného zájmu. Tím je zejména vydávání dětí po skončení lekce nebo akce oprávněným osobám.
- Bez těchto údajů se neobejdeme a poskytování vzdělávání je možné jen s jejich poskytnutím. To je tedy dobrovolné, ale podmiňuje vzdělávání – účast v kroužku, na kurzu, táboře nebo akci.
- Pro speciální účely, týkající se marketingu a propagace můžeme dále zpracovávat Vaše kontaktní údaje nebo fotografie. To ale není nezbytnou součástí naší práce, proto k tomuto zpracování můžete nebo nemusíte dát souhlas.
- Ten je přirozeně dobrovolný a je možné jej kdykoli odvolat. Stačí odeslat email na info@helceletka.cz
- Odvolání souhlasu ale neovlivňuje zákonnost zpracování v době, kdy byl souhlas poskytnut. Odvolání se zároveň nijak nedotkne zpracování údajů (byť stejných – např. emailová adresa), které zpracováváme na základě jiného důvodu.
- Na každé přihlášce najdete souhrn informací o tom, jaké údaje a na základě jakého právního důvodu zpracováváme. Najdete tam také informaci o tom, zda jste poskytli nebo neposkytli svůj souhlas se zpracováním osobních údajů pro propagaci a informování o novinkách.
- Lhůty, po které Vaše osobní data zpracováváme, se liší podle účelu. Najdete je v podrobných informacích (Informace o činnostech zpracování), uvedených na našich webových stránkách.
Kdo má přístup k vašim údajům?
- Vaše osobní údaje zpracovávají zaměstnanci naší organizace. Postupují přitom v souladu s legislativními požadavky a vnitřními předpisy a standardy pro ochranu osobních údajů.
- Abychom mohli naše služby poskytovat v dostatečné kvalitě, mají k Vašim datům přístup i další subjekty. Jedná se především o poskytovatele IT služeb a systémů, právních a pojišťovacích služeb. Samozřejmostí je, řádná smlouva (účastnická, licenční nebo obdobná) s těmito subjekty.
Jaká máte práva v souvislosti s ochranou osobních údajů?
- Máte právo se kdykoli obrátit na naši organizaci (případně na pověřence) a dožadovat se informací nebo přístupu ke svým osobním údajům. Máte právo na jejich výmaz, opravu nepřesných nebo neúplných údajů, na omezení zpracování. Tato práva mohou být omezena pouze ze zákonných důvodů.
- Bez poskytnutých některých osobních údajů ale není možné (ze shora uvedených důvodů) poskytovat zájmové vzdělávání.
- Kdykoliv můžete podat také stížnost k dozorovému úřadu (týkající se zpracování Vašich osobních údajů nebo neplnění povinností správce plynoucích z GDPR).
- Dozorovým úřadem je v ČR Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.